Een meeting vereist heel wat organisatie. Voordat een meeting kan plaatsvinden is het verstandig om goede en duidelijke afspraken te maken met de betreffende locatie die is uitgekozen. Onderstaand volgen enkele tips voor het organiseren van een nieuwsgroepmeeting:
- Uitkiezen van de locatie
Bij het uitkiezen van de locatie kun je het beste afgaan op de aard van de meeting en de belangstelling van de nieuwsgroep. Hulpmiddelen om het kiezen van de locatie te vergemakkelijken zijn:- De locatie moet makkelijk met het openbaar vervoer te bereiken zijn en min of meer zoveel mogelijk op een centrale plaats in het land zijn gesitueerd om de reisafstand voor iedereen zo kort mogelijk te houden. Het eerste is overigens belangrijker dan het laatste.
- Verder moet de locatie uitgebreide faciliteiten bieden en voldoende voorbereid zijn op een grote groep deelnemers in verband met het aantal te bereiden maaltijden.
- Het is handig als een locatie over meerdere opties kan beschikken, bijv: de één houdt van zwemmen en/of zonnen, de ander van een naturistische boottocht of paardrijden.
- De locatie moet over een rookvrije rustruimte beschikken.
- Inschrijven voor de meeting
Nadat de locatie bekend is, er een geschikte datum is gekozen en de website over de meetings is aangepast kan de inschrijving voor de meeting beginnen. Het is belangrijk om dit goed met elkaar af te stemmen.- In de nieuwsgroep bekendmaken dat belangstellenden zich kunnen inschrijven. De webmaster ontvangt automatisch een bericht van de inschrijvingen in zijn mailbox.
- Handig is als bij de inschrijving vermeld wordt dat mensen met iemand willen meerijden of dat deelnemers aan de meeting zelf nog mensen willen meenemen. Soms is het mogelijk om op de meeting zelf ook nog carpoolen te regelen. De terugreis blijkt in de praktijk altijd veel minder problematisch dan de heenreis en dat komt omdat in de sauna vaak nog van alles bijgesteld wordt.
- Deelnemers krijgen na het versturen van het inschrijfformulier op hun scherm een bevestiging van de aanmelding te zien. Wanneer er gegevens voor de sauna nodig zijn wordt dat in de bevestiging gemeld en uitgelegd.
- De inschrijving wordt toegevoegd aan de lijst van deelnemers.
- Afspraken met de locatie
Het is handig om van tevoren met de locatie afspraken te maken omtrent de komst van het aantal deelnemers, afstaan van gegevens van deelnemers, het diner, kortingen op de toegangsprijs, speciale wensen ect.- De locatie laten weten hoeveel deelnemers zich hebben opgegeven. De inschrijfgegevens moeten dan ook naar de locatie worden verzonden. Het hangt van de provider af of dat met een CGI-script kan. Sommige providers laten het alleen toe dat het formulier naar hun eigen abonnees wordt verzonden. Indien er meer ontvangers in het formulier staan met een ander provideradres dan waar het script gedraaid wordt kan de volgende melding verschijnen: Bad Recipient - Access Denied. This script can only send mail to @provider.nl addresses
- Afspreken en overleggen wat de mogelijkheden zijn op het gebied van restauratie en/of catering. De ervaring leert dat locaties best bereid zijn aan wensen (koffie, gebak, aparte ruimte, speciaal menu, versoepeling openingstijden enz.) tegemoet te komen. De haalbaarheid van het e.e.a. is uiteraard afhankelijk van het aantal deelnemers en de capaciteit van de gekozen locatie. Het regelen van de menu's kan het beste aan de mensen zelf of aan de sauna worden overgelaten. De kans dat de kok met een verrassend menu of idee op de proppen komt is daarbij best aanwezig. Het buffet op de lustrummeeting in Body Totaal Wellecom werkte perfect: ongedwongen en iedereen pakt naar believen.
- Een sauna is duur. Veel mensen kunnen zich niet elke week de tarieven in een sauna permitteren. Dus is af en toe een goedkope barbecue op een vrij strandje ook nodig. Bovendien is dat ook nog eens makkelijk te organiseren.
Soms zijn er groepskortingen mogelijk op de toegangsprijs. Op www.vierxvrij.nl en www.kortingsbon.nl kun je kortingsbonnen bestellen. Overleg dan even met de locatie of deze naast deze bonnen ook nog zelf groepskorting geven op de toegangsprijs. Vaak gelden deze bonnen niet in het weekend en op feestdagen. Informeer eerst even bij de betreffende locatie. - In sommige sauna's kun je badjasvrij in de rustruimte verblijven. De meeste sauna's stellen een badjas echter verplicht. Gelieve hier rekening mee te houden.
- Er zijn sauna's die deelnemers aan meetings van tevoren willen inchecken/invoeren in het computersysteem om deze op de hoogte te stellen als zich calamiteiten (zoals legionella e.d.) mochten voordoen. In dat geval verdient het aanbeveling om deelnemers hun persoonsgegevens naar de locatie te laten sturen.